Chapter 6 催促返還
Chapter6催促返還
郵件速覽
From:EthanWatson
To:ThomasFaulkner
Subject:PleaseReturntheRevisedContractASAP
DearMr.Faulkner,
I'mwritingtourgeyoutoreturntherevisedcontractassoonaspossible.
Firstofall,pleaseallowmetoexpressmysinceregratitudetoyouforyourdecisiontocooperatewithusonthebridgerenewalproject.TheprojectisabouttoentertheimplementationphaseonDecember19th.Wespeculatethatitmighttakearoundthreemonths,oncecommenced.
It'sagreathonortoworkinconjunctionwithyourcompany,whichhasalwaysenjoyedanenviablereputationinthefield.Inordertoavoidanypossibledispute,wehavedraftedacontracttoexplainthedutiesandresponsibilityofbothpartiesindetail.Ithasbeenalmostaweeksincewesentthedraftcontracttoyouforyourapproval.I'mwonderingifthetermsandconditionsareacceptabletoyou.YouarekindlyrequestedtoreturntherevisedcontracttousbythisFriday.Pleasedon'thesitatetocontactmeifyouhaveanyquestion.
Regards,
EthanWatson
寄件人：伊桑沃森
收件人：托馬斯福克納
主旨：請儘快返還修訂后的合約
尊敬的福克納先生：
我寫這封郵件，是想要催促貴方儘快寄還修訂后的合約。
首先，請允許我向貴方表示誠摯的謝意，感謝貴方決定與我們合作，實施這項橋樑更新工程。這項工程將於12月19日開始施工。我們猜測，開工后，大約要用時3個月。
貴公司在這一領域素來都享有盛譽，我方很榮幸能與貴公司合作。為了避免可能的糾紛，我們起草了一份合約，詳細闡明雙方的義務和責任。這份合約寄送給貴方審閱，已有一周時間左右。我方想要知道，貴方能否接受這些條款。請於本周五之前寄還修訂后的合約。如果有什麼疑問，盡請與我聯繫。
此致
伊桑沃森
1.Ithasbeenalmostaweeksincewesentthedraftcontracttoyouforyourapproval.
這份合約寄送給貴方審閱，已有一周時間左右。
★解析：
Ithasbeenalmostaweeksincewe...可以視為習慣用法，表示「我們……已有一周時間左右」。其中在since引導的時間狀語從句中，謂語通常用一般過去時形式。
★套用：
Ithasbeenalmostaweeksincewesentyoutheblankapplicationform.
我們寄送空白申請表給你們，已有一周時間左右。
Ithasbeenalmostaweeksincewesentyouthefile.
我們寄送這份文件給你們，已有一周時間左右。
Ithasbeenalmostaweeksincewesubmittedtheplantoyouforyourapproval.
我們遞交這份計劃表給你們批准，已有一周時間左右。
2.YouarekindlyrequestedtoreturntherevisedcontracttousbythisFriday.
請於本周五之前寄還修訂后的合約。
★解析：
Youarekindlyrequestedto...可以視為習慣用法，表示「請……」。句中的return...tosb可以視為固定用法，表示「退還……給某人」。
★套用：
Youarekindlyrequestedtogivebackthecompletedapplicationforminthreedays.
請於3日之後返還已經填好的申請表。
Youarekindlyrequestedtoreturnthequestionnaireassoonaspossible.
請儘快返還調查問卷。
Youarekindlyrequestedtosendusthedocumentatyourearliestconvenience.
請儘快給我們寄送這份文件。
1.I'llgivebacktherevisedcontracttoyouonFriday.周五我會送還修訂過的合約給你。
2.Pleasesendmethedraftcopyofthecontractassoonaspossible.
請儘快寄送合約草稿副本給我。
3.Iamwonderingwhenweshallreceivetherevisedcontract.
我想知道，我們什麼時候可以收到修訂過的合約。
4.YouwouldbebetteroffreturningthedraftversionofthecontractbeforeDecember11th.你們最好在12月11日之前歸還合約初稿。
5.Theyaredemandingtheimmediatereturnoftherevisedcontract.
他們要求立即歸還修訂過的合約。
6.IpromiseIwillreturnthefilewithoutdelay.我保證，我會儘快歸還這份文件。
7.Youaresupposedtoreturnthedocumentwithinaweek.
你要在一周之內歸還這些文件。
8.Itwillbereturnedtoyoubytheendofthismonth.將於這個月月末之前歸還給您。
9.Thedepositwillberefundedtoyouattheendofyourlease.定金在你租約期滿后歸還。
10.Youmayrestassuredthatyouwillgetthedepositinfullinthreedays.
盡可放心，3天之後你就會收到全額定金。
溫馨提示
★例文寫作要點：
1.表明寫這封郵件的目的，是想要催促對方儘快返還修訂后的合約；
2.感謝對方在橋樑更新工程項目中的工作，預測開工后需時3個月；
3.肯定對方公司的聲望，簡述己方草擬的合約，提醒對方，於本周五之前返還修訂后的合約；並且表示願意為對方釋疑。
★E-mail寫作綜述：
在格式上來說，E-mail與紙本書信大致相同，也有齊頭式、縮進式及折中式。其內容包括：發件人E-mail地址、收件人E-mail地址、抄送人E-mail地址、密送人E-mail地址、日期、主題、稱呼、正文、結尾客套話、落款等必要部分。撰寫E-mail時，通常應該簡明扼要，切中要點，不要寫和主題沒有關聯的內容。
商務E-mail旨在準確無誤地傳達信息，語言不需要華麗優美，但是，務必要格外注意措辭用語的準確性。應遵循措辭婉轉、禮貌的原則，要多用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂迴地表達觀點，提出要求；盡量避免使用陳詞濫調和商業行話，令對方反感。同時還要避免使用否定及被動的表達，否定的表達或是短語常隱含對收件人的不滿或是責備，而被動的表達則有命令的口吻，不利於商務溝通。當然，商務類的E-mail並非一定要用非常正式的語氣，有時候，太過正式的語氣反倒可能會拉開彼此之間的距離，甚至令對方反感。簡言之，寫作時的措辭語氣要視主題而定，儘力避免所謂的「商業腔」語氣。
結尾客套語寫在正文最後一行的下一行或是隔一行，通常用Trulyyours,Yourstruly,Faithfullyyours,Yoursfaithfully,Sincerelyyours,Yourssincerely等。