第五章 習慣三：要事第一（下）

高效能的秘訣——授權

授權是提高效能或效能的秘訣之一，可惜一般人多吝於授權，總覺得不如靠自己更省時省事。

其實把責任分配給其他成熟老練的員工，才有餘力從事更高層次的活動。因此，授權代表成長，不但是個人，也是團體的成長。已故名企業家潘尼()曾表示，他這一生中最明智的決定就是「放手」。在發現獨立難撐大局之後，他毅然決然放手讓別人去做，結果造就了無數商店、個人的成長與發展。

由此可見，授權也與公眾的成功有關，這一點留待第六章加以討論。此處專論授權與個人管理技巧的關係。

授權是事必躬親與管理之間的最大分野。事必躬親者凡事不假外求。不放心子女、寧可自己洗碗的父母，自繪藍圖的建築師或自己打字的秘書，都屬於這一類。

反之，管理者注重建立制度，然後彙集群力共同完成工作。比如分派子女洗碗的父母，領導一群設計人員的建築師，或監督其他秘書與行政人員的執行秘書。

假定事必躬親者花1小時可產生1單位的成果(如圖5-7)，那麼管理者經由有效的授權，每投入1小時便可產生10倍、50倍，甚至100倍的成果，其中訣竅不過是將槓桿支點向右移而已(如圖5-8)。

兩種類型的授權

授權依型態可分為兩種，一是「下達指令」型，一是「充分信任」型。

下達指令

放不開手的管理者堅持一人獨挑大樑，屬下惟命是從，意即不做任何決策、不負任何責任。

有一次，我們全家去滑水。擅長滑水的兒子由我駕船拖着滑行，我的妻子負責拍下他的精采動作。起先我叮嚀她慎選鏡頭，因底片所剩不多。後來發現她對相機性能不熟，就頻頻面授機宜：要等太陽落在船的前方，且兒子表現美妙動作時再按快門。

可是愈擔心底片不夠或妻子技術欠佳，我愈無法放手讓她拍。到最後，演變成我下口令，妻子才按快門。

這就是下達指令型的授權，必須亦步亦趨地監督。這種方式常被採用，但成效如何呢?有多少人能夠如此事無巨細地管理屬下呢?

充分信任

充分信任型的授權，才是有效的管理之道。這種方式注重的是結果，不是過程。獲授權者可自行決定如何完成任務，並對結果負責。起初，也許會比較費時，但絕對值得。

充分信任型授權必須雙方對以下事項，有足夠的默契與共識：

●預期的成果：管理與被管理的一方須對預期的結果與時限進行溝通，寧可多花時間討論，確定彼此認知無誤。討論重點在成果，不在手段。

●應遵守的規範：授權有一定的限度，所以必須加以規範，但切忌太多，約束太多。

然而也不可過度放任，以致違背了原則。對可能出現的難題與障礙，應事先告知對方，避免無謂的摸索。

●可用的資源：雙方確定可用的人力、物力、財務、技術或其他資源。

●責任的歸屬：約定考評的標準及次數。

●明確的獎懲：依據考評結果訂定賞罰，包括金錢報酬、精神獎勵與職務調整等等。

仍以我家為例來說明。有一年，我們開家庭會議，討論共同的生活目標以及工作分配。會議結果不問可知，因為孩子還小，我與妻子分擔了大部分工作。當時年僅7歲的史蒂芬已相當懂事，自願負責照顧庭院，於是我認真指導他如何做個好園丁。

我指著鄰居的院子對他說：「這就是我們希望的院子——綠油油而又整潔。除了上油漆以外，你可以自己想辦法使院中充滿綠意，用水桶、水管或噴壺澆水都行。」

又為了把我所期望的整潔程度具體化，我倆當場清理了半邊的院子，好給他留下深刻的印象。

經過兩星期的訓練，史蒂芬終於完全接下了這個任務。我們協議一切由他作主，我只在有空時從旁協助。此外，每周兩次，他必須帶我巡視整個院子，說明工作成果，並自行判斷表現成績。

當時並未談到零用錢的問題，不過我很樂意付這筆錢。我想，7歲大的孩子應該已有責任感，足以負擔這個任務。

那一天是星期六，一連過了3天，史蒂芬毫無動靜。星期六才做的決定，我不奢望他立即行動，星期天也不是工作日，可是星期一他依然故我。到星期二，我已經有些按捺不住。不幸的是，下班之後，院內髒亂依舊，史蒂芬卻在對街的公園裏嬉戲。

我感到極度失望，忍不住想要喚他過來整理院子。這麼做可收立竿見影之效，卻會給孩子推卸責任的借口。於是我勉為其難忍耐到晚餐用畢，才對他說：「照前幾天的約定，你現在帶我到院子裏，看看工作成績，好不好?」

才出門他就低下頭，過不多久更抽噎地哭起來。

「爸，這好難喲!」

很難?我心裏想：你根本什麼都沒做。不過我也明白，難的是自動自發，於是我說：「需不需要我幫忙呢?」

「你肯嗎?爸!」

「我答應過什麼?」

「你說有空的時候會幫我。」

「現在我就有空。」

他跑進屋去拿來兩個大袋子，一人一個，然後指著一堆垃圾說：「請把那些撿起來好不好?」

我樂於從命，因為他已開始負起照顧這片園地的責任。

那年暑假我總共又幫了兩、三次忙，之後他就完全獨立作業，悉心照顧一切。甚至哥哥姐姐亂丟紙屑，立刻就會受到指責。他做得比我還好。

信任可以激發最強烈的動機，使人全力以赴，但需要時間與耐心。惟有經過相當的訓練與陶冶，才能培養足夠的能力，不致有辱使命。

我相信，善於授權可以收事半功倍之效，且對雙方都有益處。不過授權者必須真心誠意以管理為出發點，而不是只求效果。比方整理房間，做父母的自然是得心應手。但為了訓練子女，就得耐住性子，給他們時間，放手讓他們去做，父母只能從旁指導。縱使一時浪費時間，將來卻能省掉不少麻煩，這種投資絕對值。至於獲授權的人，既擁有自主權，也就無從推委，惟有竭力達成目標，不負所託。

授權的大原則不變，許可權卻因人而異。對不夠成熟的人，目標不必訂得太高，指示要詳盡，並且充分提供資源；監督考核則較頻繁，獎懲也更直接。對成熟的人，可分配挑戰性高的任務，精簡指示，減少監督考核的次數，考評標準則較為抽象。

成功的授權是有效管理的表徵，重要性可想而知。在附錄二中有一則實例，說明辦公時把握要點可發揮龐大的力量。

?立即行動

一、找出一件一直為你所忽略，但是會對個人或事業產生重大影響的事，寫下來作為近期目標。

二、根據表五-1估計自己花在這四類事務上的時間，然後連續3天記錄行事曆，每15分鐘為1單位，驗證估計正確與否。你是否滿意自己運用時間的方式?有沒有應當改弦更張之處?

三、列舉可授權的事項及合適的授權對象，並付諸行動。

四、規劃下一周的活動，依據不同的角色設定目標，再把目標轉換成行動，列入行事曆。一周過後，檢討自己是否成功地把人生目標和價值觀溶入日常生活，意志是否堅定?

五、下定決心，以後每周固定規劃行事曆，並選擇一定時間來進行。

六、設計合用的表格，可參考本書範例。

七、閱讀附錄二的實例。