第五章 習慣三：要事第一（中）

集大成的時間管理理論

第一代的時間管理理論絲毫沒有「優先」的觀念。固然每做完備忘錄上的一件事，會帶給人成就感，可是這種成就不一定符合人生的大目標。因此，所完成的只是必要而非重要的事。

然而好此道者不在少數，因為阻力最少，痛苦與壓力也最少。更何況，根據外在要求與規律行事，容易推卸責任。這類經理人缺乏效率，缺乏自制力與自尊。

第二代經理人自制力增強了，能夠未雨綢繆，不只是隨波逐流，但是對事情仍沒有輕重緩急之分。

第三代經理人則大有進步，講究理清價值觀與認定目標。可惜，拘泥於逐日規劃行事，視野不夠開闊，難免因小失大。第一、三類事務往往佔去所有的時間，這是第三代理論最嚴重的缺失。

不過以上三代理論的演進，仍有可資借鑒的地方。第四代理論便在舊有基礎上，開創新局面。以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性；強調產出與產能齊頭並進，着重第二類事務的完成。

管理方法六標準

有效的個人管理方法須符合以下標準：

一、一致：個人的理想與使命、角色與目標、工作重點與計劃、**與自製之間，應和諧一致。

二、平衡：管理方法應有助於生活平衡發展，提醒我們扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、個人發展等重要的人生層面。有人以為某方面的成功可補償他方面的遺憾，但那終非長久之計。難道成功的事業可以彌補破碎的婚姻、孱弱的身體或性格上的缺失?

三、有重心：理想的管理方法會鼓勵並協助你，着重雖不緊迫卻極重要的事。我認為，最有效的方法是以一星期為單位訂定計劃。一周7天中，每天各有不同的優先標的，但基本上7日一體，相互呼應。如此安排人生，秘訣在於不要就日程表訂定優先順序，應就事件本身的重要性來安排行事曆。

四、重人性：個人管理的重點在人，不在事。行事固然要講求效率，但以原則為重心的人更重視人際關係的得失。因此有效的個人管理偶爾須犧牲效率，遷就人的因素。畢竟日程表的目的在於協助工作推行，並不是要讓我們為進度落後而產生內疚感。

五、能變通：管理方法應為人所用，不可一成不變，視個人作風與需要而調整。

六、攜帶方便：管理工具必須便於攜帶，隨時可供參考修正。

根據實際經驗，我設計出一種符合以上諸條件的表格。其實，許多優秀的第三代管理工具，也值得採用，只是實際做法或具體運用因人而異罷了。以下舉實例說明如何以原則為重心，建立起充分掌握重點的一周行事曆。

個人管理四步驟

有效的個人管理可分為四個步驟：

●確定角色——首先，寫下個人認為重要的角色。假若以往不曾認真考慮這個問題，就把這時閃過腦際的角色逐一寫下。除了「個人」以外，父母、兒女、職員、老師……凡是你願意定期投入時間精力的，都可以納入其中。

不必想得太嚴肅，彷彿立下終身職志，只須考慮未來一周中應該扮演的角色即可。

請看以下兩例，是一般人如何看待他們所扮演的各種角色：

一、個人

二、丈夫/父親

三、新產品經理

四、研究經理

五、人事經理

六、行政經理

七、公司董事長

一、個人發展

二、妻子

三、母親

四、房地產推銷員

五、主日學老師

六、交響樂團董事

●選擇目標——其次，為每個角色訂定未來1周欲達成的2至3個重要成果，列入目標欄中(請看錶五-2)。

這些短期目標應與使命宣言中的終極目標有所關聯，至少有一部分如此。即使不曾寫過使命宣言，也可以自己設想每一角色及重要目標。在未來1周的目標中，務必有一些真正重要但不急迫之事。

●安排進度——現在，根據上面所列目標，安排未來7天的行程。比方說，目標之一是完成個人使命宣言初稿，那麼不妨在周日抽出連續2個小時完成此事。通常星期日(或一周中對你最有意義或最特殊的一天)，正是思考如何提升自我及規劃一周行事的最佳時刻。

再比方，鍛煉身體是你的目標，那麼不妨安排3至4天，每天運動1小時。

有些目標可能必須在辦公時間完成，有些得在全家共聚一堂時實現。

每個目標都可當做某一天的第一要務，更理想的是當做特殊的約會，全力以赴。對本年度或1個月內已定的約會則一一檢討，凡是符合個人目標的加以保留，否則便取消或更改時間。

在表五-2中，一共有19個目標，大致都很重要，分別安排在7天內。左下角的方格是「精益求精」欄，提醒你定期就身體、心智、精神、社會情感四個層面，來檢討追求人生目標后的情況。詳情請參閱第十章。

經過一番規劃，這張「一周行事曆」中，居然還留有不少空白。足以應付突發事件，調整工作日程，建立人際關係，或偷得浮生半日閑。由於一切都在個人掌握之中，便無須瞻前顧後。

●逐日調整——每天早晨依據行事曆，安排一天的大小事務。第三代理論強調的逐日計劃行事，在此可以派上用場，使事情井然有序，不致因小失大。

從以上的實例，你是否已心領神會這種做法的可貴之處?依據我個人的心得，以及許多人受益的情形，我深信這種做法確實不同凡響。

執行程序

第三個習慣重在身體力行。就彷彿程序設計員設計出程序后，計算機必須加以執行。

順從別人的意願，完成他人眼中的要務，或無牽無掛地享受既不緊張又不重要的活動，豈不輕鬆愉快?至於執行自己依理性原則設計出的程序，則或多或少考驗著自制力，此時就得靠誠心正意的修養功夫，堅定意志。

俗語說：「天有不測風雲，人有旦夕禍福。」事先安排妥當的行事曆，必要時仍須有所更動。只要把握原則，任何調整都心安理得。

我有個兒子，一度對追求效率十分着迷，每天的行程都安排得相當緊湊。到後來，日程表居然已細分到以分鐘為單位。記得有那麼一天諸事順利，他依計劃洗車、借書……但到了「與女友分手」這一項，事先的計劃完全打破。

原本他只安排了10至15分鐘打電話，向女友解釋一切。沒想到，解釋了1個半小時，還難以收場，因為女友實在無法接受這突如其來的打擊。這再一次證明，對人不可講效率，對事才可如此。對人應講效用——即某一行為是否有效。

為人父母者，尤其是母親，常耗費所有的時間照顧小孩，以致一事無成，備感挫折。但挫折多來自有所期望，而這期望反映的卻是社會價值觀，不是個人的價值觀。若想要克服因社會價值觀而產生的內疚感，可以依靠習慣二——以終為始。

第四代個人管理理論的特點，在於承認人比事更重要。而芸芸眾生中，首要顧及的便是自己。它比第三代理論高明之處是：強調以原則為重心，以良知為導向，針對個人獨有的使命，幫助個人平衡發展生活中的不同角色，並且全盤規劃日常生活。