第五章 習慣三：要事第一（上）
——自我管理的原則
有效管理是掌握重點式的管理，它把最重要的事放在第一位。由領導決定什麼是重點后，再靠自制力來掌握重點，時刻把它們放在第一位，以免被感覺、情緒或衝動所左右。
重要之事決不可受芝麻綠豆小事牽絆。
——歌德(Goethe)，德國詩人
請先用幾分鐘的時間簡短回答以下兩個問題，這對你培養習慣三將是非常重要的。
●有哪件事，你經常做的話會對你個人的生活產生重大的正面影響，可是卻遲遲沒有去做?
●在事業上有哪件事會產生類似的效果?
我們過一會兒再討論這兩個問題的答案。現在先步入正題——習慣三：要事第一(putfirstthingsfirst)。這個習慣落實了前兩個習慣，在日常生活中，隨時隨地展現出積極主動與確立目標的功夫。
要事第一是通過獨立意志的發揮，建立以原則為重心的處事態度，進而達到有效的自我管理。
前面已強調，管理不同於領導。領導是力道十足的右腦活動，有某種哲學為基礎而更近乎藝術，講究的是關於人生目標、使命等大道理。
不過大方向確定之後，應落實於日常生活，此時管理就顯得異常重要。管理是分析、推理、規劃、應用等左腦所擅長的活動。我個人對此的格言是：左腦管理，右腦領導。
獨立意志：有效管理的先決條件
除了自我意識、良知與想像力之外，真正使有效管理成為可能的是人類的第四個天賦——獨立意志。有了它，人類得以做各種抉擇，並依據這些抉擇行事。因此獨立意志是有效自我管理的先決條件。
獨立意志具有不可思議的力量，屢屢創造奇迹。不過對一般人而言，如何在日常每個決定中發揮獨立意志，才是最重要的課題。
獨立意志的強弱，可由自制力——是否言出必行、言行一致——見出端倪，因此自制力是一項極為重要的品格。
有效管理是掌握重點式的管理，它把最重要的事放在第一位。由領導決定什麼是重點后，再靠自制力來掌握重點，時刻把它們放在第一位，以免被感覺、情緒或衝動所左右。
自制力一詞來源於信徒，他們信奉一種哲學，一套原則或價值觀，信奉一個壓倒一切的目標或代表這個目標的人。
換句話說，自制力來自內部，那是獨立意志的作用。你是你自己內在價值觀的信徒，具有讓感情、衝動和情緒服從於價值觀的意志和品德。
葛雷()所著《成功的共通性》(TheCommonDenominatorofSuccess)一文，深獲我心。終其一生，葛雷都在尋找所有成功者共通的秘訣。最後他發現，勤奮、運氣或靈活的手腕雖很重要，卻非關鍵，惟有掌握重點才是成功的不二法門。他說：
成功者能為失敗者所不能為，縱使並非心甘情願，但為了理想與目標，仍可以憑毅力克服心理障礙。
強烈的進取心可使人勉為其難，排除不急之務的牽絆。
四代時間管理理論的演進
習慣三觸及許多人生管理與時間管理的問題，我研究多年的心得是：如何分辨輕重緩急與培養組織能力，是時間管理的精髓所在。
有關時間管理的研究已有相當歷史。猶如人類社會從農業革命演進到工業革命，再到資訊革命，時間管理理論也可分為四代。
●第一代理論着重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。
●第二代理論強調行事曆與日程表，反映出時間管理已注意到規劃未來的重要。
●第三代是目前正流行、講求優先順序的觀念。也就是依據輕重緩急設定短、中、長期目標，再逐日訂定實現目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。
這種做法有它可取的地方。但也有人發現，過分強調效率，把時間崩得死死的，反而會產生反效果，使人失去增進感情、滿足個人需要以及享受意外之喜的機會。於是許多人放棄這種過於死板拘束的時間管理法，回復到前兩代的做法，以維護生活的品質。
現在，又有第四代理論出現。與以往截然不同之處在於，它根本否定「時間管理」這個名詞，主張關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其着重於時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。
別讓瑣務牽着鼻子走
表五-1是根據新一代個人管理理論，將耗費時間的事務依據急迫性與重要性分為四類。急迫性是指必須立即處理，比方電話鈴響了，儘管你正忙得焦頭爛額，也不得不放下手邊工作去接聽。一般說來接電話總要優先於你的私人工作。
許多人不會在與你通話時讓你手持電話，等上15分鐘再回來，但換了在辦公室，這些人卻常要你枯等至少15分鐘，好讓他跟另一個人通完話。
急迫之事通常都顯而易見，推拖不得；也可能較討好、有趣，卻不一定很重要。
重要性與目標有關，凡有價值、有利於實現個人目標的就是要事。一般人往往對燃眉之急立即反應，對當務之急卻不盡然，所以更需要自制力與主動精神，急所當急。
表五-1中，第一類事務既急迫又重要，人生在世，無法避免。危機處理專家或有截稿壓力的文字工作者，更是經常與之為伍。如果只專註於這類活動，終有被問題淹沒的一天。他們惟一的逃避之道，便是做些無關緊要的活動(第四類)，至於急迫而不重要或重要而不緊迫的事便被拋諸腦後。
也有人把大部分時間，浪費在急迫但不重要(第三類)的事務上，誤以為愈急迫就愈重要。其實，急迫之事往往對別人而非對自己很重要。
只重視第三、四類事務的人，擁有的並非有意義、負責任的人生。懂得捨棄這兩類無關緊要之事，對第一類要務也盡量節制，以投注更多時間於重要但眼前尚不急迫之事(第二類)，才是個人管理之論。
第二類事務包括建立人際關係、撰寫使命宣言、規劃長期目標、防患於未然等等。人人都知道這些事很重要，卻因尚未迫在眉睫，反而避重就輕。
相反地，真正有效能的人，急所當急、不輕易放過機會並防患於未然。儘管也會有燃眉之急，但總設法降至最低。
現在，回到本章開頭的兩個問題，請查看自己的答案屬於以上哪一類事務。依我推測，答案多半是第二類。因為重要，才會使生活大為改觀，卻因為不夠緊迫，所以受到忽略。但是只要我們立即着手進行，效能便會大為增進。
我曾問過一家購物中心的經理人員類似的問題，他們一致認為，與承租購物中心的各商店老闆建立良好關係，最有助於業績進展。這屬於第二類活動。
但經過調查發現，他們只有不到5%的時間用在這上面。這也難怪，太多的事情使他們分身乏術：開會、寫報告、打電話等第一類公務已經使人筋疲力竭。縱使難得與各商店老闆接洽，也不外乎收帳、討論分攤廣告費等令對方不快的事。
至於承租商店者則各有一本難念的經，他們希望購物中心的管理人員能幫助解決問題，而不是製造問題。
於是購物中心方面決定改弦更張，在理清經營目標與當務之急后，就以1/3的時間，改進與各商店的關係。施行了1年半左右，不但業績提高4倍多，經理人員也成為各商店的傾聽者、訓練者與顧問，不再是監督者或警察。
因此，不論大學生、生產線上的工人、家庭主婦與企業負責人，只要能確定自己的第二類要務，而且即知即行，一樣可以事半功倍。用時間管理的行話說，這叫作柏拉圖原則(ParetoPrinciple)——以20%的活動取得80%的成果。
勇於說「不」
若要集中精力於當急的要務，就得排除次要事務的牽絆，此時需要有說「不」的勇氣。
我的妻子曾被選為社區計劃委員會的主席，可是既放不下許多更重要的事，又不好意思拒絕，只好勉為其難地接受。後來她打電話給一位好友，問她是否願意在委員會工作，對方卻婉拒了，我的妻子大失所望地說：「我那時也能拒絕就好了。」
這不是說社區活動或社會服務不重要，而是人各有志，各有優先要務。必要時，應該不卑不亢地拒絕別人，在急迫與重要之間，知道取捨。
我在一所規模很大的大學任師生關係部主任時，曾聘用一位極有才華又獨立自主的撰稿員。有一天，有件急事想拜託他。
他說：「你要我做什麼都可以，不過請先了解目前的狀況。」
他指著牆壁上的工作計劃表，顯示超過20個計劃正在進行，這都是我倆早已談妥的。
然後他說：「這件事急事至少佔去幾天時間，你希望我放下或取消哪個計劃來空出時間?」
他的工作效率一流，這也是為什麼一有急事我會找上他。但我無法要求他放下手邊的工作，因為比較起來，正在進行的計劃更為重要，我只有另請高明了。
我的訓練課程十分強調分辨輕重緩急以及按部就班行事。我常問受訓人員：你的缺點在於——
(一)無法辨別事情重要與否?
(二)無力或不願有條不紊地行事?
(三)缺乏堅持以上原則的自制力?
答案多半是缺乏自制力，我卻不以為然。我認為，那是「確立目標」的功夫還不到家使然。而且不能由衷接受「事有輕重緩急」的觀念，自然就容易半途而廢。
這種人十分普遍。他們能夠掌握重點，也有足夠的自制力，卻不是以原則為生活重心，又缺乏個人使命宣言。由於欠缺適當的指引，他們不知究竟所為何來。
以配偶或金錢、朋友、享樂等為重心，容易受第一與第三類事務羈絆。至於自我中心者難免被情緒衝動所誤導，陷溺於能博人好感的第三類活動，以及可逃避現實的第四類事務。這些誘惑往往不是獨立意志所能克服，只有發乎至誠的信念與目標，才能夠產生堅定說「不」的勇氣。